为进一步加强学校会议室的规范管理，保证各类会议顺利有序召开，更好地为学校工作开展提供优质的会务服务，结合学校实际，特制定《会议室使用管理规定》。

一、会议室配置及使用要求

（一）会议室配置及用途

行政楼三楼316会议室：主要用于校党政联席会议、上级部门到校检查评估、调研，兄弟单位来访、临时性会议及校内专项会议。会议室内设16人位会议桌，另配2张会议桌及6把椅子、LED显示屏、摄像头、话筒、音响等设备。

行政楼一楼105会议室：主要用于部门例会、临时性会议。会议室内设18人位会议桌，另配6张会议桌及12把椅子、会议一体机。

行政楼六楼602会议室：主要用于部门例会、临时性会议。会议室内设18人位会议桌，另配6张会议桌及12把椅子、会议一体机。

学术中心一楼多功能厅：主要用于上级部门到校检查评估、调研，兄弟单位来访及校内专项会议。会议室内设14人位会议桌，另配88把椅子、音响、话筒、LED显示屏、录播系统等设备。

学术中心一楼（南）会议室：主要用于上级部门到校检查评估、调研和兄弟单位来访及临时性会议。会议室内设16人位会议桌，另配27把椅子、投影仪等设备。

学术中心一楼（北）会议室：主要用于临时性会议。会议室内设12人位圆形会议桌，另配47把椅子。

图书馆六楼会议室：主要用于全体教职工大会、学校组织的有关会议及活动。会议室可容纳393人，配有音响、话筒、LED显示屏、视频会议系统等设备。

（二）会议室使用规范

1.要自觉爱护会议室内的设备、设施，不得乱刻、乱写、乱动，不得改变会议室内桌椅、设备的位置，不得将会议室物品携出室外，严禁擅自进入操作室，如设备、设施受损，使用部门和相关责任人须照价赔偿。

2.要注意保持会议室内的卫生。严禁在会议室内吃零食、吸烟、乱扔纸屑，会议（活动）结束后，由使用部门负责把会议室清理干净，会议（活动）中使用的相关物品、材料要及时带走，垃圾清理彻底。

3.要注意节约及安全用电。不得在会议室内使用大功率电器，会议（活动）结束后，使用部门要及时关闭会议室内所有电器（包括灯具、空调、投影仪等）和门窗，并告知校办。

4.会议（活动）的会场布置、会务服务工作，由使用部门自行安排解决，如需校办提供帮助，请在预约申请时一并说明。布置会场时不得擅自在会议室内悬挂、张贴横幅、标语、字画等，如活动性质需进行会场布置，申请部门须经主管校领导批准，并在活动结束后将所布置物品全部撤掉、会场恢复原样。

5.在会议室举行会议（活动）期间，不得在会议室周围大声喧哗，不得扰乱办公楼的办公秩序。会议（活动）组织部门要安排专人负责现场的安全、防火、秩序维持等工作，做好应对紧急突发事件的预案，确保会议（活动）安全、有序进行。

二、会议室使用办法

1.校长办公室负责上述会议室的日常管理与维护，统筹协调安排使用，并负责对室内设备物品的管理和维护。

2.校级重要会议和校办牵头承办召开的各类会议，由办公室负责做好各项会前准备、会中服务和会后整理工作。

3.分管校领导组织的专项会议或各部门承办的会议，须由承办部门指定本部门工作人员，在会前一到两个工作日与校办行政科联系，并提交《会议室使用申请表》，经校办审核后，由校办工作人员联系承办部门。会议中所需设施设备需由承办部门按需提前做好相应准备。

4.会议室的安排使用，原则上以学校会议日程安排为准。如遇特殊情况，按照“系（部）、处室会议服从校级会议”的原则统一安排。

5.会议室的使用严格实行交接制度，使用部门要在使用前、使用后与校办进行认真细致的交接，确保会议室内设备、设施、物品完好无损。

三、本规定自下发之日起执行，由校长办公室负责解释。