为真实、确切的记录学生在校期间的政治、思想、学习等各方面表现，更好地为学生就业服务，确保毕业生档案转递工作及时、准确地进行，根据《郑州澍青医学高等专科学校学生档案管理办法》要求，现进行新生建档工作，通知如下：

  一、基本原则

1.学生档案是学生在校期间的政治、思想、学习、身体等情况的真实记录，反映了学生在校期间的整个活动过程，是我校档案的重要组成部分。

2.为确保学生档案的完整性、准确性和安全性，同时便于利用，学生档案实行集中整理，统一管理的方式。

3.学校综合档案室为学生档案的主管部门，具体工作由学生档案科负责执行；各系学工办为本系学生档案的责任单位，各班辅导员为本班学生档案的第一责任人，具体负责学生档案的建档工作。各班团支部书记为本班学生兼职档案管理员，负责协助辅导员开展学生档案的建档及归档材料的收集工作。

4.每年的学生档案整理及发放工作实行“各系整理、档案室指导、统一管理”的办法。所有档案材料应按规定时间统一收集、整理后向学生档案科移交，由学生档案科管理和发放。学生档案直接关系到学生本人的切身利益，各系要本着为学生服务、对学生负责的态度高度重视学生档案整理、归档工作，要确保整个工作及时、准确地进行。

   二、工作安排

本学期学生建档工作分三个阶段实施。

1.第一阶段：在校生信息统计。

时间：2021年11月8日-2021年11月14日

主要工作：统计在校生总数，采集在校生基本信息。

具体安排：

（1）教务处移交本学期新生名册和学籍表。新生名册应涵盖新生入学编号、学号、专业、班级、高招准考证号、身份证号等在内的学生基本信息项目，同时应分专业、分班级整理，该项材料请提交电子版；学籍表应分班级整理，按学号从小到大的顺序进行排序。

（2）2021级辅导员填写并移交本班《郑州澍青医学高等专科学校学生信息汇总表》电子版（表格见附件1）。

(3)全体2021级新生领取并填写新生登记表。

(4)各班团支书加入学生档案管理QQ群157525370，及时参加兼职档案管理员培训，在移交本班档案的同时提交附件二（纸质版）。

2.第二阶段：2021级新生建档。

时间：2021年11月15日-2021年11月27日

主要工作：建立2021级新生档案。

具体安排：各2021级辅导员将学生高招档案与应归档材料一起装入封面填写完整的大专档案袋内（高招档案应含袋整件装入），一人一袋，并按学号由小到大的顺序排列整齐，另提交材料清单纸质版（表格见附件2），若有学生未交高招档案，必须由学生本人在表格备注栏里签字确认。

3.第三阶段：核查已建立的学生档案。

时间：2021年11月29日-2021年12月12日

主要工作：审核新建立的2021级新生档案，及时查漏补缺。

具体安排：新生档案建立之后，由学生档案科集中核查新建立的档案，从档案的真实性、完整性着手，重点检查新生档案中有无高招档案、有无缺项、错装等现象。对于核查中发现的各类问题，应及时联系到责任人及学生本人，敦促其尽快解决，保证学生档案的完整有效。

三、工作要求

1.本次应归入2021级学生档案的材料及责任单位（责任人）

注：附件2为材料移交清单格式，包含以上归档材料信息，如有请打“√”，若无请打“×”

2.在校生应归档材料的整理、填写要求：

（1）手工书写材料应使用字迹较耐久的黑色钢笔或签字笔填写，禁止使用圆珠笔、铅笔填写。字迹要求工整清晰。

（2）所有归档材料必须注明学生班级、学号，并按学号由小到大的顺序整理、移交，以便准确无误归档。

（3）档案袋封面内容必须完整、如实填写。

（4）所有材料请在各阶段截止时间之前按归档要求整理完毕移交至学生档案科，经学生档案科校验无误后，移交《2021级新生档案整理提交表》纸质版。

（5）对于不符合上述归档要求的材料，根据《郑州澍青医学高等专科学校学生档案管理办法》中的相关规定，学生档案科将不予接收，由送交部门按要求重新整理，待整理合格后再接收。

办公地点：图书馆六楼北厅综合档案室学生档案科

联 系 人：武老师  李老师  

办公电话：0371-67673992

附件1：学生信息汇总表

附件2：2021级新生档案整理提交表

2021年11月4日